Chaque mois, les salariés doivent recevoir un document qui mentionne certaines informations relatives à leur rémunération (montants bruts, nets à payer, nets imposables, nets sociaux…) et les cotisations sociales. À l’époque, on leur donne une fiche en papier. Mais grâce à l’évolution de la technologie, le bulletin de paie peut être remis à l’employé en version électronique, qu’on appelle le format dématérialisé. Pour les employeurs ou pour les employés, cette option présente de nombreux avantages. Cet article vous explique tout.
Gagner du temps et en productivité
Dans le cadre d’une conversion numérique, la dématérialisation de certains processus administratifs est indispensable, voire incontournable pour une entreprise. Tout d’abord, elle favorise un gain de temps notable. En effet, opter pour la solution dématérialisée offre la possibilité aux équipes de ressources humaines de supprimer toutes les tâches chronophages pour se focaliser à d’autres missions à forte valeur ajoutée.
Entre autres, le bulletin de paie électronique permet d’éliminer l’étape de la mise sous pli et l’archivage des documents papier pour se consacrer dans le développement des talents, gage de sérénité et de performance.
La gestion des données numériques est plus facile, notamment lorsque l’inspection du travail souhaite faire un contrôle. Les salariés pourront accéder rapidement aux documents. Il suffit juste d’imprimer le double des bulletins, si nécessaire. Afin d’optimiser votre gestion des salaires, vous trouverez sur www.silae.fr des solutions digitales et innovantes pour dématérialiser vos bulletins de paie.
Améliorer l’image de marque de l’entreprise
La dématérialisation est une alternative favorable pour bonifier l’image de marque. Les entreprises qui utilisent les technologies modernes et innovantes, bénéficient généralement d’une bonne notoriété. Elles sont considérées comme des partenaires de confiance, dynamiques et écoresponsables. En fait, elles répondent aux enjeux liés au développement durable.
De plus, cette démarche assure la disponibilité, la confidentialité, la sécurité et la conformité des données. Elle permet de limiter les risques d’endommager ou de perdre les documents. Mais, si vous décidez de suivre cette voie dans le cadre de l’entrepreneuriat, il est impératif de veiller sur l’intégrité et l’exactitude des informations. Scellées par l’employeur, ces dernières ne doivent pas à être modifiées à tout moment.
Les bulletins de paie numérisés sont archivés à l’intérieur d’un coffre-fort électronique, accessible uniquement par des tierces personnes autorisées.
Une geste économique et écologique
Les ressources humaines font partie des services les plus gourmandes en papier dans une entreprise. Outre les fiches de paie, elles traitent les contrats de travail, les notes de frais, les demandes de congés, les permissions, etc. Ces étapes impliquent des dépenses financières plus ou moins élevées.
Comme tout est devenu numérique, ce processus permet de générer des économies concrètes. Nul besoin d’imprimer des fiches de paie pour les salariés ou encore d’acheter des enveloppes pour faire la mise sous pli. Certes, la dématérialisation a un coût, mais elle est peu onéreuse que l’utilisation des papiers.
Cela contribue également à la démarche de protection de l’environnement. Le processus supprime la consommation de papier, et réduit par la suite l’empreinte écologique et la pollution. Il permet d’éliminer le gaspillage de matières premières liées à sa production.